舉辦大(dà)型活動策劃要注意的事(shì)項大(dà)型活動策劃和(hé)實施是公關工(gōng)作(zuò)常用(yòng)的技術手段。要有效地進行大(dà)型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大(dà)型活動？哪些(xiē)單位或在什(shén)麽樣的情況下(xià)使用(yòng)大(dà)型活動？大(dà)型活動策劃有什(shén)麽技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這(zhè)樣有利于我們把大(dà)型活動組織的更加完善。
　　
　　一、大(dà)型活動的定義大(dà)型活動策劃是一項有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織衆多人參與的社會(huì)協調活動。這(zhè)一定義要把握三個重要概念：
　　
　　第一，大(dà)型活動要有鮮明(míng)的目的性。大(dà)型活動往往耗費很(hěn)多資源，包括人力、物力。如一個産品要進入一個中心城(chéng)市，恐怕要花(huā)數百萬元的傳播費用(yòng)。我們在深圳爲山西一個公司做上(shàng)市公關，費用(yòng)開(kāi)支達數百萬元。這(zhè)樣大(dà)的花(huā)費，爲什(shén)麽還要組織這(zhè)樣的大(dà)型活動呢(ne)？當然是爲了(le)企業的傳播需要，爲了(le)吸引更多的人去購買他(tā)的股票，這(zhè)是大(dà)型活動的目标。沒有目的而耗費資金(jīn)做活動是不可能(néng)的，目的不鮮明(míng)也(yě)是不值得的。我們經常遇到(dào)這(zhè)樣一些(xiē)廠(chǎng)家，看(kàn)到(dào)人家公司慶典活動，他(tā)也(yě)要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規模更大(dà)、規格更高(gāo)，但(dàn)不知(zhī)爲什(shén)麽,在活動中要傳播什(shén)麽信息也(yě)不清楚，顯然沒有目的性。
　　
　　第二，要有計(jì)劃性。凡事(shì)都應有計(jì)劃，大(dà)型活動更不例外(wài)，而且更要求有周密的計(jì)劃。第三，衆多人參與是大(dà)型活動重要的概念。既然是大(dà)型活動，就應該有衆多的人參與，但(dàn)并不是參與人數多就是大(dà)型活動。一個單位有一萬個職工(gōng)，要開(kāi)一個全體大(dà)會(huì)，也(yě)是衆多人參與，你(nǐ)能(néng)說這(zhè)是大(dà)型活動嗎？大(dà)型活動和(hé)小(xiǎo)型活動的根本區(qū)别不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會(huì)化程度。
　　
　　二、大(dà)型活動的特點　　
　　1、有鮮明(míng)的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和(hé)近期公關目标而确立的目的。我們在一些(xiē)院校讨論這(zhè)個問題的時(shí)候，很(hěn)多學生喜歡問：假如一個機構的公關目标跟社會(huì)需求發生矛盾時(shí)，你(nǐ)作(zuò)爲該機構的公關顧問，應該怎樣處理(lǐ)這(zhè)個問題？其實這(zhè)樣的問題非常簡單，一個組織的形象隻有永遠與社會(huì)協調同步，才有可能(néng)在社會(huì)環境中樹立起它的良好(hǎo)組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時(shí)占領了(le)銷售市場，或者說提高(gāo)了(le)市場占有率，但(dàn)終還是要退出這(zhè)個市場的。
　　
　　國内過去有這(zhè)樣一個案例：商場爲了(le)促銷，組織工(gōng)作(zuò)人員提着商品，在商場裏走來(lái)走去，這(zhè)不符合我們公關的職業道(dào)德，這(zhè)是一種欺騙行爲，對(duì)樹立企業的良好(hǎo)形象絕沒有好(hǎo)處。因此，活動的目的性應該站(zhàn)在社會(huì)綜合的立場上(shàng)，并不僅僅是站(zhàn)在我們某一個企業的立場上(shàng)。
　　
　　2、廣泛的社會(huì)傳播性。公關的大(dà)型活動本身就是一個傳播媒體，其作(zuò)用(yòng)像一個大(dà)衆傳播媒介，隻不過這(zhè)個傳播媒介在大(dà)型活動沒有組織之前是不發生傳播作(zuò)用(yòng)的，一旦這(zhè)個活動開(kāi)展起來(lái)，就能(néng)産生良好(hǎo)的傳播效果，我們還應該注意到(dào)活動本身吸引了(le)公衆與媒介的參與，因此，大(dà)型活動的信息是通過媒介或者是通過公衆傳播的，這(zhè)是我們在策劃大(dà)型活動的過程中須考慮到(dào)一個很(hěn)重要的特點。
　　
　　3、嚴密的操作(zuò)性。在組織大(dà)型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會(huì)隻有一次。因爲大(dà)型活動不同拍(pāi)電影、電視(shì)，拍(pāi)電影、電視(shì)能(néng)拍(pāi)三、四組鏡頭，再重新編輯，但(dàn)是策劃大(dà)型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補了(le)。在這(zhè)方面我們有一個比較深刻的教訓。香港回歸以前，我們在廣州做過一個穗、港、澳青年大(dà)聯歡活動，按原策劃準備在開(kāi)幕式上(shàng)進行三地青年代表交換三地旗幟的儀式，以示交往的開(kāi)始，這(zhè)個信息也(yě)早已在媒體上(shàng)發布，結果到(dào)開(kāi)會(huì)時(shí)，工(gōng)作(zuò)人員把交換的旗幟忘記帶到(dào)會(huì)場，再回去取爲時(shí)已晚，會(huì)議(yì)隻好(hǎo)臨時(shí)取消了(le)這(zhè)個儀式。那時(shí)候這(zhè)是一個非常敏感的時(shí)期，問題一發生就受到(dào)媒介的關注，尤其是香港媒介，他(tā)們關心是不是政策發生了(le)變化？由于工(gōng)作(zuò)人員的一時(shí)疏忽造成了(le)失誤是一件非常遺憾的事(shì)情。在一些(xiē)個案中，因爲舉辦大(dà)型活動而導緻釀成傷亡事(shì)故是不少的，丹麥在2000年中舉辦了(le)一個音(yīn)樂會(huì)，就變成了(le)一個8人死亡、20多人受傷的慘案。成都5月份因爲施放(fàng)廣告汽球，使8架本應在成都降落的飛(fēi)機在其他(tā)城(chéng)市迫降。報(bào)紙(zhǐ)上(shàng)也(yě)經常有這(zhè)方面的報(bào)道(dào)：某某個活動由于管理(lǐ)不善發生人員傷亡或重大(dà)财産損失，這(zhè)個活動的策劃人員、組織人員因此被撤職或判刑。所以，大(dà)型活動的策劃與實施的周密性，不能(néng)掉以輕心。
　　
　　4、高(gāo)投資性。一個大(dà)型活動往往要投入的資金(jīn)和(hé)費用(yòng)都是比較大(dà)的，不可能(néng)用(yòng)很(hěn)少的資金(jīn)做出很(hěn)大(dà)的活動。我們可以提倡一個銅闆掰成兩個甚至是多個來(lái)花(huā)的精神，但(dàn)高(gāo)投資是基本的特點。如果不是特别的需要，一般不要動辄使用(yòng)大(dà)型活動的手段。
　　
　　三、大(dà)型活動策劃從(cóng)程序上(shàng)說，大(dà)型活動策劃和(hé)實施，要完全按照公關四步工(gōng)作(zuò)法的要求執行：　　
　　第一、立項，就是要把活動作(zuò)爲一個項目确定下(xià)來(lái)，這(zhè)個活動要不要做？爲什(shén)麽做？一定要很(hěn)清晰。　　
　　第二，進行調查和(hé)可行性研究。做調查，大(dà)家很(hěn)清楚，不詳細闡述，但(dàn)大(dà)型活動策劃調查有其特殊性，例如調查的内容：國家關于大(dà)型活動方面的政策和(hé)法規、公衆關注的熱點、曆史上(shàng)同類個案的資訊、場地狀況和(hé)時(shí)間的選擇性，都是調查的内容。
　　
　　可行性研究，是一個十分重要的工(gōng)作(zuò)步驟。研究範圍包括大(dà)型活動的社會(huì)适應性，包括社會(huì)環境和(hé)目标公衆的适應性。财力适應性、效益的可行性。從(cóng)效益的角度考慮，做這(zhè)樣的活動是否有利于我們宣傳方面節省費用(yòng)？如果我投放(fàng)媒介做廣告，比做大(dà)型活動更有效，大(dà)型活動就不一定做了(le)。還有社會(huì)物質水(shuǐ)平的适應性，大(dà)型活動需要動用(yòng)許多社會(huì)物質，許多創意也(yě)需要物質的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。一個是應急能(néng)力的适應研究性，需要那些(xiē)應變措施？如戶外(wài)活動要考慮天氣的情況，野外(wài)活動考慮更多的是安全設施問題，這(zhè)些(xiē)都是我們要進行可行性研究的範疇。
　　
　　第三，提煉主題，進行創意。除了(le)個人創意外(wài)，我們要特别強調群體創意的概念。我不贊成個人策劃大(dà)師的提法，當今的時(shí)代已經不像三國演義時(shí)代要有一個諸葛孔明(míng)，靠一個人拈指算(suàn)出什(shén)麽妙計(jì)來(lái)，而是靠不同學科的組合群體策劃。所以中山大(dà)學請(qǐng)我給他(tā)們學生講策劃的時(shí)候，他(tā)們原來(lái)做案例作(zuò)業是要求每個學生一人做一個整體的案例策劃書，我說能(néng)不能(néng)改一改，變成以一個小(xiǎo)組的方式進行策劃？他(tā)們改了(le)三年，效果很(hěn)好(hǎo)。這(zhè)不是泯滅個人的創意，集體創意的過程也(yě)始終貫穿着個人的創意過程，作(zuò)爲現(xiàn)代策劃，需要的是多個學科的綜合和(hé)集體的智慧，而不是某個大(dà)師的傑作(zuò)。
　　
　　第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用(yòng)定位式優選法，輪轉式優選法和(hé)優點移植法。
　　
　　四、操作(zuò)實施過程應注意的問題　　
　　1、實施操作(zuò)設計(jì)。從(cóng)我個人工(gōng)作(zuò)經驗和(hé)研究的結果看(kàn)，我們應該非常重視(shì)實施方案的操作(zuò)設計(jì)。我們看(kàn)到(dào)一些(xiē)單位組織的活動，甚至是專業機構承接的活動，都存在這(zhè)樣的問題：創意很(hěn)好(hǎo)，但(dàn)是由于缺乏操作(zuò)設計(jì)，在操作(zuò)過程中出現(xiàn)很(hěn)多問題，違背了(le)原創精神或者沒有達到(dào)原創水(shuǐ)平。所以，在原則方案确定以後，還要進一步進行操作(zuò)設計(jì)，操作(zuò)設計(jì)須包括比較準确的财務預算(suàn)，因爲很(hěn)多單位做活動，預算(suàn)做100萬，花(huā)了(le)160萬，從(cóng)現(xiàn)代管理(lǐ)考核這(zhè)個活動，就不能(néng)說是成功的。
　　
　　2、辦理(lǐ)審批手續。有人覺得辦審批很(hěn)繁瑣，怕麻煩。但(dàn)在實際工(gōng)作(zuò)中，我們應該希望得到(dào)有關單位的審批。這(zhè)裏給大(dà)家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老(lǎo)活動，本來(lái)是很(hěn)好(hǎo)的事(shì)情，找了(le)很(hěn)多贊助單位，包括一個煙(yān)花(huā)廠(chǎng)贊助了(le)煙(yān)花(huā)。當時(shí)雖然廣州還沒有規定在城(chéng)市放(fàng)煙(yān)花(huā)要經過審批，但(dàn)在公衆場所進行活動須經過審批。這(zhè)個單位是一個局級單位，他(tā)們認爲有權在自(zì)己的場地上(shàng)做敬老(lǎo)活動，就沒有向有關單位報(bào)批。活動辦得很(hěn)熱鬧，有文(wén)藝節目演出，有很(hěn)多贊助單位給老(lǎo)人送禮品，後放(fàng)煙(yān)花(huā)，但(dàn)煙(yān)花(huā)一放(fàng)，遭到(dào)了(le)公安機關的追究，爲什(shén)麽？因爲他(tā)沒有辦審批手續，也(yě)缺乏民航管理(lǐ)規範知(zhī)識，在飛(fēi)機航線上(shàng)放(fàng)煙(yān)花(huā)，無論如何都是違法的。
　　
　　3、實施操作(zuò)程序的管理(lǐ)。程序化管理(lǐ)是一種科學的管理(lǐ)意識，隻有程序化實施，才能(néng)有标準化、科學化管理(lǐ)，因而實施設計(jì)，重要的是設計(jì)出操作(zuò)的規範程序。　　
　　4、方案培訓。在大(dà)型活動裏，假如參與的工(gōng)作(zuò)人員不了(le)解全局的策劃意圖，他(tā)們就不能(néng)爲大(dà)型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對(duì)工(gōng)作(zuò)人員進行方案培訓，隻有知(zhī)情才能(néng)出力。
　　
　　5、設計(jì)評估标準。一個大(dà)型活動的評估應該有一個準确的評估标準。現(xiàn)在很(hěn)多方案做好(hǎo)以後，往往忽略做評估标準方案，包括我們的客戶很(hěn)少要求我們做評估方案，更不願意付出費用(yòng)，讓專業公司給他(tā)做評估報(bào)告。我覺得評估标準，應該在我們策劃的時(shí)候把它設計(jì)出來(lái)，這(zhè)樣可以讓客戶在完成這(zhè)個方案以後，根據設定的标準作(zuò)出科學評估。
　　
　　五、策劃的技巧策劃的技巧很(hěn)多，今天隻讨論兩種方法。　　
　　一是創造活動的“眼”，“眼”的概念是從(cóng)文(wén)章的文(wén)眼、歌曲的歌眼中引伸出來(lái)的。我們上(shàng)中學時(shí)讀過朱自(zì)清的散文(wén)《背影》，他(tā)用(yòng)白(bái)描的手法寫出父親買橘子的一段，是傳神的地方，這(zhè)就是文(wén)眼。我們唱歌的朋友知(zhī)道(dào)，有很(hěn)多歌你(nǐ)可能(néng)不會(huì)全部唱出，但(dàn)是你(nǐ)一聽就能(néng)記下(xià)一兩句，你(nǐ)記下(xià)的就是精彩之處，說明(míng)了(le)這(zhè)是具有傳播性的地方，這(zhè)就是歌眼所在。大(dà)型活動策劃同樣需要創造這(zhè)樣一個非常精彩的地方，要有高(gāo)潮，要把這(zhè)個環節設計(jì)得更有傳播性，這(zhè)是大(dà)型活動創意的核心和(hé)關鍵。
　　
　　二是應該有一個比較能(néng)夠表達我們主題的氛圍設計(jì)，今天大(dà)家在大(dà)會(huì)會(huì)場看(kàn)到(dào)大(dà)會(huì)主題形象宣傳闆，很(hěn)清晰，而且它有中英文(wén)，這(zhè)些(xiē)宣傳闆帶出這(zhè)次大(dà)會(huì)主題氛圍，也(yě)帶出了(le)國際公共關系交流的概念，這(zhè)是很(hěn)用(yòng)心思的策劃。我們應該重視(shì)通過場地的設計(jì)，氣氛的設計(jì)，把活動的主題氛圍帶出來(lái)，這(zhè)點往往有很(hěn)多人不太重視(shì)，他(tā)們隻考慮某一個活動環節上(shàng)的創意，而忽略了(le)場地上(shàng)的創意。
　　
　　在大(dà)型活動的策劃和(hé)實施過程中，還有很(hěn)多技巧可以利用(yòng)，隻要我們不斷總結提高(gāo)，就一定能(néng)創作(zuò)出更多、更有影響力的大(dà)型活動。